مفهوم التفويض وخطواته

مفهوم التفويض وخطواته

التفويض هو وسيلة رائعة لضمان إنجاز المزيد من المهام في وقت أقل ، وكذلك بناء قدرة الفريق ، ولسوء الحظ لا يولي الكثير من المديرين الاهتمام الكافي لعملية التفويض وبالتالي يفشلون في جني الفوائد .

خطوات التفويض

هناك ست خطوات لتفويض المهام بنجاح ، والمشكلة هي أن معظم المديرين يقومون بواحد أو اثنين منهم فقط وبعد ذلك عندما لا تكتمل المهمة بما يرضيهم ، يشكون من أن موظفيهم ليسوا جيدين بما يكفي لإنجاز المهمة .

يوجد العشرات من المديرين التنفيذيين من الشركات التي لا تعد ولا تحصى يقومون بذلك ، وبمجرد إتقان هذه الصيغة يكون من العدل تقييم ما إذا كان لديك حقًا الأشخاص المناسبون لهذا المنصب ، والخبر السار هو أن الموظفين نادراً ما تكون المشكلة ومن الأسهل وأقل تكلفة بالنسبة للمدير أن يتعلم طريقة جديدة بدلاً من استبدال الموظفين ، وفيما يلي الخطوات الست التي يجب تنفيذها عند التفويض .

1. الإعداد الجيد للتفويض:لا يمكن للموظفين تقديم نتائج جيدة إذا لم يتم التفكير في المهمة الموكلة إليهم تمامًا ، أو إذا استمرت التوقعات في التغير ، لذلك يجب أخذ الوقت الكافي وقم بتطوير الانضباط لتحديد ما تريده بالضبط .
2. نقل المعلومات إلى الموظفين:بمجرد أن تأخذ الوقت الكافي لتحديد ما تبحث عنه بالضبط ، فأنت بحاجة إلى نقل هذه المعلومات إلى موظفيك ، وتأكد من تضمين معلومات واضحة عن التوقيت والميزانية والسياق ، وتعيين توقعات للاتصالات والتحديثات بما في ذلك المعلومات والمحتوى والشكل .
3. تأكيد التفاهم بين الموظفين:أحد أكثر الأخطاء شيوعًا في التفويض هو افتراض أن الموظفين يفهمون ما تريد ، بدلاً من التأكد من قيامهم بذلك ، ولا يستغرق تأكيد التفاهم سوى حوالي 60 ثانية ، ولكنه أهم محدد للنجاح أو الفشل ، وأفضل طريقة لتأكيد الفهم هي أن تطلب من موظفيك إعادة صياغة الطلب أو المهمة بكلماتهم الخاصة ، وإذا لم تكن مرتاحًا للقيام بذلك حيث يشعر كثير من المديرين وفي كثير من الأحيان بشكل صحيح أنه يجعلهم يبدو وكأنهم معلم رياض الأطفال ، ويجب عليك على الأقل طرح الأسئلة للتأكد من أن الموظفين يفهمون جميع جوانب ما هو مطلوب .
4. تأكيد الالتزام بالمهام:هذا جزء آخر من عملية التفويض التي يتخطاها معظم المديرين ، وغالبًا ما يفترضون فقط قبول الموظفين للمهام التي تم تكليفهم بها ، والجزء الأكثر أهمية في سباق الترحيل هو تسليم العصا إلى العداء التالي ، ويمضي المتسابقون قدراً كبيراً من الوقت في تعلم هذه المهارة ، ولا ينبغي أن يكون مختلفاً في مكان العمل والالتزام يعني التأكد من قيامك بتسليم عصا القيادة بنجاح ،تأكد من التزام الموظفين بالنتائج المتوقعة وبالعملية المحددة بما في ذلك الجدول والميزانية والأدوات ، وأن أهدافهم العامة للمهمة تتوافق مع أهدافك ، وتأكد من أنهم على دراية بأي عواقب بالنسبة للشركة ولأنفسهم حيث قد تنتج إذا فشلوا في تحقيق النتائج المرجوة .
5. تجنب التفويض العكسي:الكثير من المديرين مرهقون للغاية ، وفي بعض الأحيان يكون السبب في ذلك هو أن موظفيهم أفضل في التفويض مما هم عليه ، فغالبًا ما ينتهي المديرون بإنجاز المهام التي فوضوها للآخرين ، ونادرًا ما يكون من الضروري ، إذا كان هناك أي وقت مضى ، أن يستعيد المدير مهمة قام بتفويضها لشخص آخر ، وإذا كان ذلك ضروريًا فهذا يعني على الأرجح أنه لم يتم قضاء وقت كافٍ في مرحلة الإعداد ، وأن ذلك الوقت أو المورد أو قيود أخرى أدت إلى مشاكل لم تتوقعها ،إذا وصل الموظف إلى طريق مسدود يجب أن تتعامل معه كفرصة للتعلم ، وقم بتدريب الموظف من خلاله ، والتأكد من أنه لديه الموارد والمعارف اللازمة لإكمال المهمة ، وبهذه الطريقة ستظل حرًا في التركيز على أشياء أخرى ، وسيكون الموظف مجهزًا بشكل أفضل للقيام بمهام مماثلة في المستقبل .
6. ضمان مساءلة الموظفين:الاتصالات ثنائية الاتجاه هي جزء أساسي من التفويض ، وإن اكتشاف سيناريو الكابوس في التفويض هو معرفة تاريخ التسليم الذي لم يتم إكماله أو أنه قد تم تنفيذه بشكل غير مرض ، لهذا السبب تحتاج إلى التأكد من مساءلة موظفيك عن المهمة ،المساءلة هي مفتاح عملية التفويض فهي تعني أن الموظفين يتواصلون معك بانتظام حول حالة التسليم وتوقيت التسليم بحيث لا تكون هناك مفاجآت في الساعة الحادية عشرة ،تصبح عملية التفويض أسرع وأكثر مرونة كلما قمت بذلك ، وبمجرد إتقانها ستصبح جزءًا من الحمض النووي الإداري الخاص بك وستجني باستمرار نتائج رائعة .

مراحل التفويض

1. ضع قائمة بجميع الصلاحيات.
2. ترتيب هذه الصلاحيات حسب الأهمية من الأكثر إلى الأقل أهمية.
3. تحديد الصلاحيات الممكن تفويضها.
4. تحديد المرؤوسين البارزين الممكن تفويض بعض الصلاحيات إليهم.
5. إطلاع المرؤوسين على طبيعة هذه الصلاحيات المخولة لهم.
6. تقييم العملية التفويضية من وقت لآخر.

معايير التفويض

1. يجب أن يتم عمل تحديد وتوضيح لكل الأهداف التي يجب أن يتم تفويضها بدقة.
2. يجب أن يتم توصيف وتوضيح لكل الأدوار التي يجب أن يتم تفويضها أيضاً.
3. يجب بعدها توضيح كل الكفاءات والخبرات والمهارات التي يمتلكها الفريق لكل عضو في الفريق من أجل حسن التفويض.

أهمية التفويض الإداري

التفويض هي واحدة من المهام الرئيسية للإدارة ، ويعتمد نجاح المدير على قدرته على تفويض عمله ، حيث يخفف من عبء العمل على المدير ، ويمكن للمدير تفويض العمل الروتيني والتركيز على المهام المهمة التي تتطلب خبرته وتجربته .

يؤدي التفويض أيضًا إلى اتخاذ قرارات أسرع وتحول أسرع ، وذلك لأننا نعهد سلطة للمرؤوسين مما يسمح لهم باتخاذ قرارات مستقلة دون تدخل ، ويساعد التفويض أيضًا في تحفيز المرؤوسين ، والمسؤوليات المعطاة لهم توفر لهم الدافع ، وسيساعد الاعتراف الذي يحصلون عليه في العمل في زيادة معنوياتهم ، كما أنه يزيد من الرابطة والتفاهم بين المدير وفريقه حيث أن التفاعل في كثير من الأحيان ، والتماسك هو ميزة للمنظمة .

يسمح التفويض لمديري المستوى الأدنى باكتساب الخبرة والمعرفة ، لذلك يشجعهم على اتخاذ قرارات مستقلة والتعامل مع المهام بأنفسهم ، وهذا تدريب رائع على انتقالهم النهائي إلى الإدارة الوسطى والعليا .

تفويض السلطة

ان مفهوم تفوض السلطة الإدارية يعني الحق القانوني للمدير في اتخاذ القرارات وإعطاء الاوامر للاخرين وهي عملية سماح اختياري بنقل جزء من السلطة من الرئيس الى المرؤوس و يتضح في تكوين وتحقيق النجاح والنتائج المرضية عن طريق منح صلاحيات الإدارة لبعض موظفي المنشأة وإسنادهم المهام الخاصة بها وتحفيزهم لتنفيذ تلك الأعمال وأيضا تحميل الافراد مسئولية إنجاز تلك المهام بمستوى عالي من الدقة والاحترافية مبيناً لهم حدود هذه الاعمال.

ويشكل تفويض السلطة عامل مهم وأساسي في تفعيل الأداء الوظيفي والمؤسسي على حد سواء لكن تترتب عليه عدة نقاط سلبية تؤثر على خطة سير العمل لو اساء المدير اختيار العامل المفوض بالمهام او اساء اختيار المهام التي يجب تفويضها ، ليست كل الاعمال ينبغى تفويضها ويجب ان تقتصر على الاعمال التي تتكرر بشكل دوري او اعمال تنتج عنها قرارات سهلة تصنع باستمرار او اعمال تحتاج الى مهارات وقدرات لايمتلكها المدير.

الاستعدادات الهامة للمفوض الفعال

1. الاستعداد بالتدريب على مهارات الإدارة.
2. الاستعداد لتفويض السلطة والصلاحيات.
3. الاستعداد بالتقبل الفعال للأخطاء.
4. الاستعداد للثقة في الآخرين وكفاءاتهم.

طرق المتابعة في التفويض السليم

١- اشرح الصورة الكبرى، والفائدة الشخصية:
فمجرد أن يرى العضو “الصورة الكبرى”، وإسهام المهمة في تحقيق الأهداف الرئيسية لقسمك. ودور المهمة في تعزيز نموه المهني الشخصي. سيصبع “بعدها” مستعد ومتحمساً للاستماع للتفاصيل الدقيقة، وطرح الأسئلة الهامة.

٢- ذكر العضو بالأهداف الرئيسية للقسم، وغرض المهمة:
بمجرد غرس الأهداف في عقل وقلب أعضاء فريقك سيصبحوا أكثر قدرة و ذكاءً في اتخاذ القرارات وتحقيق الهدف.

٣- شارك التفاصيل:
بعد فهم الصورة الكبرى، وأهداف العمل سيرغب العضو في معرفة التفاصيل مثل:
– الموارد الداعمة له (ما الميزانية المتاحة، المساعدين، التدريب الذي سيحصل عليه..).
– سلطات وصلاحيات اتخاذ القرار (لا تخشي من إعطاء صلاحيات مناسبة. فإحكام سيطرتك على السلطات سيؤدي لفشل أكمال المهمة أو اللجوء إليك في كل كبيرة وصغيرة، بما يعني عودة المهمة إليك من جديد).
– النتائج المتوقعة تحديدًا. ركز على توضيح الغايات أكثر من الوسائل. لا تتوقع أن يقرأ الجميع أفكارك وتوقعاتك. فأكثر الأمور المحبطة هي أن يرجع إليك عضو بالنتائج، فيجد ردك: رائع.. إنما ليس هذا ما كنت أريده.

٤- استمع لأسئلته:
من المحتمل بشدة وجود أسئلة منطقية تتعلق بالمهمة في ذهن العضو.. لذلك اعطه الفرصة لطرح كل أسئلته ومناقشتها معك.
وإذا لم يطرح هو أسئلة يمكنك أن تبادر انت بأسئلة مثل:

ما المشكلات التي تتوقعها بخصوص هذه المهمة؟
هل ستستطيع القيام بباقي الأعمال الأخري الملقاة عليك أم تحتاج مساعدة ما؟
هل الموعد النهائي المحدد موعد مقبول لإتمام المهمة؟
هل لديك أفكار بشأن تحسين هذا على نحو اكبر؟
ماذا ستفعل إذا حدث ….؟
ما شعورك تجاه القيام بهذه المهمة؟

٥- اتفقا على جدول الإنجاز:
“بعض” المهام المعقدة ربما تحتاج لجداول زمني للإنجاز / أو خارطة طريق رسمية لمتابعة التقدم، هذا سيساعدك كما يساعد العضو على متابعة التقدم دون مفاجآت.

٦- اتفقا على نقاط المتابعة الدورية:

من المهم “جدًا” وجود مواعيد محددة للمتابعة الدورية (ربما تكون متقاربة في البداية وتزداد الفترات مع الوقت). مع تسجيل تلك المواعيد في أجندة كل منكما.

هذه المراجعات تعطيك فرصة لملاحظة التقدم بصفة دورية، وتحديد المشكلات المتنامية للمساعدة في حلها، وتعطي العضو أيضا الثقة أثناء التقدم. ولكن لا تبالغ في المتابعة لدرجة تقترب من قيامك بالمسئولية نيابة عن العضو.

٧- قم بالمتابعة الذكية:

يمكنك أن تطلب المتابعة من خلال جملة مثل: “فلان، أود الاضطلاع على احدث التطورات الأسبوعية فيما يتعلق بكل نشاط من كذا وكذا.. (أو التقدم في جدول العمل الذي وضعناه معًا). وفيها

1. اضبط توجهك الداخلي على “تطوير قائد جديد، وتسهيل عمله لا مجرد محاسبته”.
2. اختر الوقت المناسب للتغذية المرتجعة بعيداً عن أوقات التوتر والضغط.
3. استخدم جدول المهام (مثل الموجود بالخطوة ٥) دون انغماس في التفاصيل.
4. أتح له مساحة من الحرية والابتكار في الوسائل، ولا تأخذ له القرارات.
5. استخدم الأسئلة كلما استطعت “لا الأحكام، والقرارات”. (هذا سيجعله شريك في التقييم).
6. شجع كل ما تريد أن ترى منه المزيد.. ولا تنتظر حدوث معجزات حتى ترى أن شخصاً ما يبلي بلاءا حسناً.
7. مع النتائج الضعيفة. لا تتسرع في سحب المهمة من الشخص. تذكر أن غايتك تطور قائد عظيم .. لا مجرد إنهاء المهمة فحسب.
8. لا تهمل أو تأجل المتابعة حتى في حالة بعد المسافات، أو قلة الوقت. ربما يمكنك أحيانا عمل المتابعة الدورية بالتليفون، أو البريد الإلكتروني، …الخ. ولكن إهمال هذا ليس في صالح المسئولية، أو العضو ولا في صالحك بأي شكل.

متى افوض ومتى لا افوض

تختلف الأدوار في وقتها وأسبقية تفويضها عن بعضها ومن نواحي أخرى ولكن المهم في الأمر هو أن الأدوار الروتينية مثل عمليات إدارة عمليات المؤسسة وعمليات إدارة الموظفين هي التي يجب أن يتم عمل تفويض لها، وذلك لأن تفويضها يجب أن يتم لتسهيل عمل القائد وذلك لأنه لا يناسبه التعامل مع العمليات اليومية والروتينية.
يجب أن تتوقف عن التفويض في حالات كثيرة من أهمها مايلي :
اذا كان الفريق والمسؤول عن القيام بمهمة ما مشغولاً بمهام كثيرة أخرى ولا يوجد في الفريق من يستطيع أن ينوب محله في القيام بهذه المهمة ومن هو أكفأ منه فيها.
اذا كانت المهمات والمسؤوليات اساسية وجزء من الصلاحيات العليا، التي يجب أن يتم عملها من قبل الإدارة نفسها بدون إطلاع بقية الفريق.
نقص الثقة لدى شخص من الفريق قد يكون سبباً في سوء التفويض وعدم الاستفادة القصوى منه ولذلك وقتها يجب أن يتم التوقف عنه.

التفويض ppt

لتحميل الملف اضغط هنا