مهارات الاتصال الكتابي
مهارات الاتصال الكتابي
تعد مهارة الكتابة من انواع مهارات الاتصال اللغوية التي تساعد الفرد على أن يجعل أفكاره واقع على هيئة كلمات مكتوبة .ويمكن من خلالها حفظ هذه الأفكار كما يمكن أن يتم نشر هذه الأفكار للاستفادة منها ، ولكنها مهارة من المهارات التي تحتاج استعداد كما أنها مهارة تعتمد على الموهبة. والتّدريب ، والممارسة ، وهناك الكثير من الأشخاص الذين يمتلكون هذه المهارة لدرجة التي تجعل القارئ لا يمل .ولا يريد أن يكف عن القرأة ، كما أن هناك بعض الكتاب الذين يولدون بهذه المهارة بالفطرة ، وهناك من يتعلمها ويتقنها بعد فترة من التّدريب والممارسة ، هما من أفضل الأشياء التي يمكن لهما أن يجعلنا الشخص كاتباً ماهراً .
خصائص الاتصال الكتابي
- *يساعد الاتصال في وضع المبادئ والسياسات والقواعد الواضحة لإدارة المنظمة.
- *إنها وسيلة اتصال دائمة. وبالتالي ، يكون مفيدًا عندما تكون صيانة السجلات مطلوبة.
- *يساعد في التفويض المناسب للمسؤوليات. بينما في حالة الاتصال الشفوي ، من المستحيل تحديد المسؤوليات وتفويضها على أساس الكلام حيث يمكن استعادتها من قبل المتحدث أو قد يرفض الإقرار.
- *الاتصال الكتابي أكثر دقة وصراحة.
- *التواصل الكتابي الفعال يطور ويعزز صورة المنظمة.
- *يوفر سجلات ومراجع جاهزة.
- *يمكن أن تعتمد الدفاعات القانونية على الاتصالات الكتابية لأنها توفر سجلات صالحة
عيوب الاتصال الكتابي
- *التواصل الكتابي لا ينقذ التكاليف. تكلفتها ضخمة من حيث القرطاسية والقوى العاملة المستخدمة في الكتابة / الطباعة وتسليم الرسائل.
- *أيضًا ، إذا تم فصل مستلمي الرسالة المكتوبة بمسافة وإذا كانوا بحاجة إلى إزالة شكوكهم ، فإن الاستجابة ليست تلقائية.
- *يستغرق الاتصال وقتًا طويلاً لأن التعليقات ليست فورية. يستغرق ترميز وإرسال الرسالة وقتًا.
- *يتطلب الاتصال الكتابي الفعال مهارات وكفاءات كبيرة في استخدام اللغة والمفردات. تؤثر مهارات الكتابة الضعيفة وجودتها تأثيراً سلبياً على سمعة المنظمة.
- *الكثير من العمل الورقي وعبء البريد الإلكتروني متضمن.
تقنيات الاتصال الكتابي
لاتصالُ أو التواصل الكتابيّ هوَ نوعٌ من الرسائل التي تستخدم الكلمات المكتوبة.بحيثُ يتمُّ نقلُ رسالة من خلال الكلمات أو الرموز المكتوبّة. وهو الطريقة الأهم والأكثر فعّالية للاتصال التجاري، ويحتاج الفرد إلى استخدام هذا الأسلوب عند تعامله مع مهمات تحتاج إلى تفصيل كالأرقام والحقائق، وتعد رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والوثائق والخطابات والمجلات ووصف الوظائف وأدلة الموظفين التي يتم تبادلها في الشركات من أشكال التواصل المكتوب. وتكمن أهمية هذا الأسلوب تحديدًا في مكان عمل الفرد حيث يستخدم الكتابة لتخزين المعلومات المهمة عن العمل والعودة لها عند الحاجة.
أهداف الاتصال الكتابي
التعبير عن الهويّة
تُمكّن الكتابة الإنسان من نقل صورة نفسه للآخرين، كالأحاسيس التي يشعر بها، والمهارات التي يتقنها، وهذا يغذّي بلا شكّ الأنا الشخصية له، فهي إذاً من وسائل التعبير عن الذات، وبالإضافة لذلك، فإنّ سمة الثبات والديمومة التي تحملها الوثائق والملفات المكتوبة تشبع رغبة بعضهم في الخلود بعد الموت، إذ إنّ خلود أفكارهم هي صورة من صور تخليد أنفسَهم للأجيال القادمة، إنّ بعض النّاس يحملون في قلوبهم همّاً لإصلاح الأرض وجعلها مكاناً أفضل للحياة، فتغدو الكتابة صنعتهم المتخصصة لنشر مذاهبهم وآرائهم لإحياء الكون -كما يرون- على أفضل نسق وترتيب.[١]
تعزيز مهارات التفكير
إنّ الكتابة بأشكالها وأهدافها المتنوّعة، تتطلب من الدماغ القيام بالعديد من العمليات المعقّدة، ليستعمل جزئيه الأيمن والأيسر، لإعادة صياغة الخبرات والمشاعر التي يملكها الإنسان ليتمكّن شخص آخر من قراءتها وفهمها، وسواءً كان الشخص في عمر الطفولة أو الرشد، فإنّ إتقان مهارة الكتابة تسدي له الفوائد التالية:[٢]
- تحسين القدرة على حلّ المشكلات وبناء التفكير الناقد.
- تطوير استراتيجيات تنظيمية متنوّعة، بحسب نوع وهدف المادة المراد تدوينها.
- بناء مهارات البحث المنطقي والعلمي، من جمع وتقييم المعلومات، والمقارنة والمقابلة بينهم، واتّخاذ المواقف وبناء وجهات النظر، مما يؤثر بالطبع على الثقة والقدرة في عملية اتّخاذ القرارات.
نقل وتدوين المخزون المعرفي
كان اختراع الكتابة من أعظم إنجازات الإنسان على مرّ العصور، إذ خلقت جسراً لنقل معارف الإنسان المتراكمة، ليستفيد المتأخرون من حكمة المتقدّمين وخبراتهم، وليطلّعوا على ثقافات غيرهم،[٣] فهي وسيلة دائمة وثابتة، لحفظ وأرشفة المعلومات والخبرات لدى كاتبها،[٤] وبالمقارنة مع مهارات التواصل الأخرى، فإنّ تدوين الأفكار ومراجعتها يعطي الإنسان الوقت والمساحة اللازمة لإعادة صياغة المحتوى لبناء التسلسل الأفضل، بينما لا يمكن فعل ذلك عندما ينقل الشخص أفكاره بالكلام المباشر، فما أن يتلفظ بالمفردات حتى يفقد القدرة على تعديلها قبل أن يتلقّاها السّامع.
خاتمة عن الاتصال الكتابي
يجب علينا أولاً جمع كل المعلومات اللازمة وترتيبها بترتيب منطقي ثم الكتابة بحرص شديد. يجب أن نكون حذرين في كل خطوة. هذا ليس الحال دائما مع الرسائل المنطوقة أو غيرها من أشكال الاتصال الشفوي. تعكس الرسائل والتقارير ، التي يتم إنتاجها بشكل جيد ، صورة المنظمة. كلما كان المؤلفون أكثر إبداعًا وإبداعًا ، أصبحوا أكثر سطوعًا صورة الشركة.
