أهمية الهيكل التنظيمي
طرق التنظيم في الهيكل التنظيمي تعتمد ، فالهيكل التنظيمي بمثابة الهيكل العظمي لأي منظمة أو مؤسسة فمن شانه بيان الوحدات التنظيمية التي تتكون منها المستويات الهرمية التي ترتبط فيما بينها بروابط السلطة والأوامر وكذلك العلاقات.
يهدف الهيكل التنظيمي إلى تحقيق أنماط التفاعل والسلوك الموجه. والتنسيق في ضوء تحقيق الأهداف التي تطمح لها المؤسسة. ومن هنا جاءت أهمية تسليط الضوء على مفهوم الهيكل التنظيمي والطرق التي يتخذها في العمل.
طرق التنظيم في الهيكل التنظيمي تعتمد على
قبل البدء في توضيح الطرق التي يتخذها التنظيم في الهيكل التنظيمي تجدر بنا الإشارة إلى تعريف الهيكل التنظيمي فقد تم تعريفه في قاموس المعجم الوسيط على أنه تخطيط يوضح المهام والمهام الخاصة بالشركة. وطريقة اتصالها، وكذلك وردت الكثير من التعريفات الاصطلاحية الأخرى هذه التعريفات .سنتطرق في الحديث عنها بعد توضيح إجابة استفساركم وهي:
- تنقسم الهياكل التنظيمية إلى عدة أنواع ولكل نوع من هذه الأنواع آلية عمل تتخذها في التنظيم وفيما يلي نوضح لكم بعض الأنواع:
- تعتمد الهياكل التنظيمية الميكانيكية الهرمية على الأنظمة الروتينية الصارمة.وكذاك على قواعد العمل الثابتة الغير قابلة للتغيير.
- بينما تعتمد الهياكل التنظيمية العضوية على قدرة الأفراد على التنظيم وتحديد الإجراءات المناسبة وتوجيه الموظفين لمراعاتها.
مفهوم الهيكل التنظيمي
وردت الكثير من التعريفات عن الهيكل التنظيمي ومن أبرز هذه المفاهيم الآت
- عرفها محمود سلمان العميان على أنها الآلية التي يتم اتخاذها لإدارة المنظمة. من خلال تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء، والمرؤوسين.
- ماكس ويبر على أنها مجموعة اللوائح والقواعد واللوائح البيروقراطية التي تمنح. بعض الأفراد الحق في إصدار أوامر للأفراد الآخرين، والهدف منها هو تحقيق أكبر كفاءة في العمل.
- عرفها قاموس أكسفورد على أنها جسم منظم أو مجموعة من الأجزاء المركبة. أو مجموعة العناصر المرتبطة ببعضها البعض بعلاقات تبادلية أو تفاعلية.
من خلال التعريفات يتضح لنا أن الهيكل التنظيمي يتمثل في الإجراءات التي. يتم اتخاذها لتحقيق النظام في المؤسسة أو المنظمة والذي يكفل لها النجاح.
أنواع الهياكل التنظيمية
تتعدد أنواع الهياكل التنظيمية ومن أهم هذه الأنواع الآتي:
الهيكل الحيوي
- يعرف أيضًا باسم الهيكل المسطح أو الهيكل العضوي، ويتسم هذا النوع من الهياكل بانخفاض مستويات الإدارة فيه أي أن الهرم الوظيفي فيه يكون صغير، ومن أهم صفات هذا النوع المرونة والسرعة في اتخاذ القرار، واللامركزية.
- ويرجع الفضل في ذلك إلى التفويض الذي يتم بين المدراء، ولكن يُعاب على هذا النوع أنه يفتقد للرقابة إلى حد كبير.
الهيكل الميكانيكي
- يمتد في هذا النوع الهرم الوظيفي بشكل رأسي وتتعدد فيه مستويات الإدارة، وهو الخيار الأمثل من بين الأنواع في حالة استقرار المؤثرات الخارجية.
- وكذلك في حالة كون الأعمال روتينية، ويتميز هذا النوع بالرقابة الشديدة، والمركزية والرسمية ولكن يُعاب عليه البطء في اتخاذ القرارات وقلة المرونة.
الهيكل المصفوفي
- يتم فيه تصنيف الموظفين تبعًا لوظائفهم وفي هذا النوع يتم اختيار فرد ليكون مسؤول عن أحد المنتجات.
- وقد يتم تعين رئيسين للموظف الواحد في هذا الهيكل، يُعاب على هذا النوع صعوبة تنظيم العمل فيه نظرًا لاتباع الموظفين فيه لرئيسين مختلفين.
الهيكل القطاعي
يتم في هذا النوع من الهياكل تجميع الموظفين المتخصصين في خدمة واحدة، أو منتج واحد، وقد يتم فيه الاحتفاظ بالمركزية في بعض الإدارات.
الهيكل الوظيفي
- يقوم هذا النوع على جمع التخصص الواحد في إدارة واحدة كالإدارة الهندسية مثلًا أو غيرها من الإدارات.
- ومن أهم مميزات هذا النوع من الهياكل أنه اقتصادي، فيه تستفيد الموظفين من خبرات بعضهم البعض، ولكن يُعاب على هذا النوع أنه قليل المرونة وأن مستويات الإدارة فيه متعددة، وكذلك سوء العلاقة بين تخصصاته.
الهيكل التنظيمي البسيط
- يعرف أيضًا باسم الهيكل التنظيمي الهرمي ومن أهم سماته عدم التعقيد، واللارسمية، والبساطة، وتتركز فيه السلطة في قمة الهرم الإداري.
- وهو من أكثر الأنواع استخدامًا في المراحل التأسيسية الأولى حيث يقل حينها عدد الموظفين وتتسم بيئة العمل حينها بالاستقرار مما يعمل على تسهيل عملية التحكم بها.
أهمية الهياكل التنظيمية في العمل
تحتوي الهياكل التنظيمية على أهمية كبرى هذه الأهمية تتمثل في:
- تعمل على توضيح مسؤوليات الإدارة ومستوياتها واختصاصاتها.
- تسهم في قياس مدى قدرة الإدارة على التحسن.
- تمنح المسؤولين الصلاحيات اللازمة لإدارة الأعمال وهي بذلك تسهم في ترتيب العلاقات وتحديدها.
- إعانة المنظمة على تحقيق الأهداف المرجوة.
- تعمل على بيان الدوائر والإدارات والمسميات وتفصيل الأقسام وتحديد العلاقات بين العمليات المؤسسية.
- تساهم في إجراء محاسبة التكاليف كإجراءات المحاسبة الإدارية وآلية رفع التقارير.
مميزات الهيكل التنظيمي
الهيكل التنظيمي الجيد يتسم بالعديد من المميزات أبرزها الآتي:
- يتميز الهيكل التنظيمي بالوضوح بحيث يتم فيه تحديد العناصر بشكل دقيق.
- ملائم للبيئة الخاصة بالمنظمة بحيث يعمل على تلبية احتياجاتها بشكل مُتقن.
- يتسم الهيكل التنظيمي بالمرونة هذه السمة تمنحه القدرة على التكيف مع التغيرات الطارئة على البيئة الخاصة بالمؤسسة.
- من أهم خصاص الهياكل التنظيمية أنها رسمية فهي تضع قواعد دقيقة للأعمال وهذه السمة تعتبر من أهم السمات التي تحتاج إليها المؤسسات للتحكم فيها، ولكن هذه السمة قد تتسبب في تباطؤ عملية اتخاذ القرارات وبالتالي يقل الإبداع، هذا بالإضافة إلى أنها تمنح الموظفين الحرية بشكل بسيط.
- تتسم الهياكل التنظيمية باللامركزية وهذا يعني أن السلطات يتم توزيعها على كافة مستويات الهياكل التنظيمية وبالتالي يساهم ذلك في سرعة اتخاذ القرارات، ولكن بذلك يقل مستوى الرقابة، وفي أغلب الأحيان تظهر هذه السمة في الهيكل القطاعي الذي سبق وأوضحناه لكم في الفقرات السابقة.
- يتيح الهيكل التنظيمي مجالًا أمام الرقابة حيث يتم تطبيق الرقابة على الموظفين في وظائفهم، وتجدر الإشارة إلى أن الوظائف التي يتم فيها تطبيق الرقابات لا تكون مع الموظف المسؤول مباشرة.
- تُراعي الهياكل التنظيمية التكاليف اللازمة التي يحتاج إليها الهيكل سواء من وحدات أو غيرها، ويتم فيها التأكيد عل التقسيمات التي يتوقع لها أن تكون ذات فائدة.
- تسهم الهياكل التنظيمية غي ترتيب الأنشطة حسب أهميتها بالنسبة للمنظمة فتضع كل نشاط في المستوى المناسب له.
- تعمل على تعزيز كفاءة الموظف من خلال إسناد وظيفة واحدة لكل موظف بحيث ينصب اهتمامه نحو إنجاز العمل فيها بأقصى جهد وهي بذلك تضمن سرعة الإنجاز والإتقان في العمل.
- تهتم الهياكل التنظيمية بالبيئة الخارجية والبيئة الداخلية وتراعي تاثيراتهما وهي بذلك تراعي ظروف البيئة.
- تساهم في التنسيق بين أعمال المنظمة بحيث تهتم بالتخلص من الازدواجية والتكرار والتكامل بين الأعمال.
- من ضمن خصائصها أيضًا المركزية حيث تعمل على تركيز السلطة في جهة واحدة فقط في المنظمة وبالتالي يسهم ذلك في تحقيق أعلى مستوى من الرقاب، وتظهر هذه السمة من خلال الهيكل الوظيفي.
