يسعدنا ان نقدم لكم في هذا المقال موضوع عن كيفية عمل جرد للمخازن ، حيث إنها عملية تحدث في حالة نقل ملكية الشركة أو تصفيتها، ولكنها تحدث بين الفترة والأخرى للتعرف على عداد المنتجات الموجود داخل مخازن الشركة؛ وذلك لمعرفة المنتجات الناقصة لتزويدها، مع العلم أن كلما كان حجم المخزن كبيراً وواسعاً كلما كانت عملية الجرد أكثر صعوبة، ولكننا سنوضح لكم بعض الطرق البسيطة لجرد المخازن.
كيفية عمل جرد للمخازن
عملية جرد المخازن من العمليات المهمة في أي شركة تجارية أو مطعم أو محل، لأن من خلال هذه العملية تتعرف على الأصناف التي تحتاجها، ولذلك لا يمكن إخراج مخزون دون إتباع قواعد الإدارة لصرف المنتجات من المخزن، كما تعد أيضاً عملية مراجعة جميع كميات الأصناف الموجودة داخل المخزن بأسلوب منظم وبفترات زمنية معينة، أو بطريقة مفاجئة، ولذلك هناك ثلاثة أنواع لعملية جرد المخازن:
عملية الجرد الدوري
يتم تطبيق هذه العملية في نهاية العام المالي، وإليكم شروط هذه العملية:
- عمل جرد يشمل شتى أنواع الأصناف موجودة داخل المخزن.
- تتوقف عمليات الصرف والإدخال التابعة بالمخزن.
- إذا كان للمخزن فروع أخرى تتم عملية الجرد على مستوى الفروع في نفس الوقت.
- يتم جرد المخازن على أساس القيمة النقدية والأصناف من حيث الكمية.
- يتم تسجيل نتيجة الجرد في الكشوفات بعد التأكد منها بدقة، وذلك لإعداد الحسابات في الميزانية العمومية.
عملية الجرد المستمر
يعد هذا النوع من الجرد من الأنواع المشهورة التي يقوم بها المحلات التجارية والشركات، وذلك لأن هذه العملية تتم بأقل تكلفة، ومن الممكن القيام بها في أي وقت، ومن ثم يمكنك اكتشاف عمليات السرقة أو الأصناف التالفة داخل المخزن، إلى جانب نقص كمية المواد، وبهذه الطريقة يمكنك الابتعاد عن الخسارة، حيث يكون التسجيل في هذه العملية في وقتها وعند اكتشافه وهذا لتجنب تسجيل المشتريات في حساب المشتريات لأن من المفترض أن تكون في عمليات المخزون، وذلك لأن بند المشتريات ينتمي للبند المصروفي.
عملية الجرد المفاجئ
ينتمي الجرد المفاجئ إلى الجرد المستمر من حيث سهولة القيام به في أي وقت، ويحدث بدون سابق علم للتأكد من كميات المواد الموجودة داخل المخزن، حيث يترتب على ذلك:
- العلم بتلفيات المواد والأصناف وتاريخ صلاحيتها.
- الإطلاع على عمليات السرقة داخل المخزن.
- عمل كشف مراجعة كميات المخزون.
- التأكد من أن المنصرف من المواد يتم تسجيله فوراً في كارتة الصنف، وأن رصيد المخزن يتساوى مع الرصيد الدفتري.
- سياسات مراقبة المخزون.
- عدم صرف بضاعة من المخزن بدون فاتورة.
- التأكد من صحة تتابع أرقام الفواتير والسندات ومراجعتها باستمرار.
- المحافظة على الفواتير في مكان مغلق أو خزنة أوراق.
- صلاحية العاملين داخل المخزن ومراقبة دخولهم وخروجهم إلى ومن المخزن.
- الحفاظ على مفاتيح المخزن.
- يجب مراعاة التأكد من التاريخ المهني لكل عامل داخل الشركة أو المحل التجاري قبل التعيين.
- زرع كاميرات للمراقبة داخل المخزن.
فوائد جرد المخازن
التأكد من أن رصيد نظام المخزون يعكس واقع المستودع الحقيقي، ومن ثم يتم الإطلاع على العديد من الأخطاء في حالة وجود فرق، حيث تكون الأخطاء في كتابة سندات المستودع أو يكون الفرق نتيجة سرقة أو إهمال، وفي جميع الحالات يجب التحقيق في الفرق وذلك لأنه يؤثر على تكلفة المنتجات المصنعة ويكن ذلك لأن اعتبار المواد المفقودة تالفة، ويترتب على ذلك تخفيض الربح.
والآن عزيزي القارئ إن كان لديك محل تجاري أو شركة فيمكنك الآن القيام بعملية الجرد بطريقة بسيطة وسلسلة
