نقدم إليكم اليوم عزيزي القارئ موضوع عن كيف اكتب تقرير ، التقارير الكتابية تحتاج إلى مهارة في إعدادها سواء كانت خاصة بمدير عمل أو قائد فريق، وتعتبر مهارة كتابة التقارير من اهم مهارات الاتصال الكتابي سواء كانت لطالب أو صحفي أو معلم أو سياسي.
ويتطلب كتابة التقرير الدقة اللغوية والمقدرة على إيجاز المعلومات بصورة لا تخل بكينونتها فيشترط أن تكون بلا إيجاز مخل ولا إطناب ممل.
والتقارير تحتوي على النتائج لما سبق والخطط المتبعة لما هو آت كما تتضمن الإنجازات وذكر الإيجابيات والسلبيات والملاحظات والتنبيهات.
ولإعداد التقارير بضع من الخطوات التي لابد من مراعاتها ليكون على اكمل صورة ومستوفيا للشروط من حيث جودة اللغة وخلوها من الأخطاء الإملائية والنحوية والتنسيق ومراعاة علامات الترقيم وتحديد الفقرات، ولمعرفة كيفية كتابة التقرير وأصوله وقواعده فعليكم بالبقاء معنا.
كيف اكتب تقرير
أولا لكتابة التقارير لابد من معرفة الجهة التي سيتم توجيه التقرير إليها هل هي جهة رسمية أم جهة دراسية هل التقرير دوري أم عاجل هل التقرير لرئيس العمل خاص بالفريق المتواجد في الشركة ويعمل تحت قيادتي أم تقرير يحتوي على بيانات ومعلومات .
لابد أيضاً من الحرص على التنسيق وتوثيق المعلومات إذا كان تقرير علمي واليكم كيفية كتابة تقرير بالتفاصيل .
خصائص كتابة التقرير
للتقرير بضعة من الخصائص التي لابد من مراعاتها عند كتاباته سوف نذكرها فيما يلي :-
- التركيز على المعلومات الهامة .
- خلو التقرير من العبارات الغامضة أو التي تحتمل اكثر من معنى.
- الدقة وعدم التضليل في سرد البيانات.
- الكتابة بألفاظ واضحة لعدم إرباك القارئ وعدم استخدام الألفاظ الغريبة أو التراكيب الصعبة ب تكن اللغة مبسطة ومفهومة.
- ذكر المعلومات المطلوبة بصورة مباشرة لعدم إصابة القارئ بالملل وضياع وقته.
شكل التقرير
لابد أن يكون للتقرير شكل معين يتكون من المقدمة والمحتوى والخاتمة والتدعيم ، والمقصود بالتدعيم ذكر الأدلة أو المراجع أو الاستشهادات التي يتم التوثيق من خلالها واليكم توضيح شكل التقرير بالتفصيل :-
- تنسيق التقرير : لابد من مراعاة الإرشادات الخاصة بشكل التقرير للجهة التي سيتم إرسال التقرير إليها ولكا جهة أو منظومة شكل خاص لها .
- المقدمة : يجب أن تكون المقدمة بها تهيئة للموضوع الذي يكتب من اجله التقرير ومراعاة عدم تكرار الألفاظ بها كما يجب أن تكون جذابة لتشجيع القارئ على الاستمرار في القراءة.
- كتابة الفقرات الأساسية : يجب أن يكون التقرير منظم على هيئة فقرات وكل فقرة مستوفاة ومدعمة بالأدلة والاستشهادات .
- التدعيم : يجب أن يكون مجمل التقرير مدعما بالأدلة سواء كانت مراجع معينة يتم الاستفادة منها بالاطلاع عليها تفيد الموضوع الأساسي أو أوراق ووثائق مرفقة به .
- الخاتمة : في الخاتمة يستطع الكاتب أن يقدم وجهة نظره الشخصية وخلاصة عن التقرير أو خطته القادمة أو إبراز النتائج النهائية .
أنواع التقارير
تقارير رسمية : ومنها الأبحاث الميدانية أو الرسائل العلمية ولها عدة خصائص وهي :-
- أن تحتوي في البداية على ملخص أو رسالة موجهة تحتوي على لمحة بالمحتويات
- صفحة العنوان.
- ملخص تنفيذي.
- جدول محتويات
- مقدمة.
- محتوى التقرير .
- خاتمة.
- جدول المصادر.
- الملحقات (صور – وثائق).
التقارير الدورية : ويختص بها رؤساء الأقسام ويقومون بتقديمها إلى المدراء أو أصحاب المؤسسات ولا بد أن تتميز بالآتي :-
- أن تكون موجزة.
- يكون لها نموذج خاص بها يتم ملء الخانات من خلاله.
- تكون محددة بفترة زمنية معينة وجدول أعمال.
- تحتوي على الإنجازات الماضية وعمل الخطط المتبعة مستقبلا.
تقارير التفتيش : وهي الخاصة بالصيانة في المؤسسات والشركات وللكشف على المباني والعقارات ويجب مراعاة التالي:-
- ملخص تنفيذي.
- ذكر التفاصيل.
- اقتراحات.
- صور.
التقارير المرحلية : وتميز تلك التقارير بالاختصار وتقدم من خلال مدراء الأقسام إلى صاحب العمل وتحتوي على ما يلي :-
- شرح حالة العمل من خلال ذكر الإنجازات خلال فترة معينة.
- ذكر تقييمات الموظفين.
- تاريخ استحقاق التقرير التالي.
- ذكر الإضافات التي تمت من خلال تعليمات التقرير السابق.
