الخطابات الرسمية بالإنجليزي:
كتابة المراسلات باللغة الإنجليزية إما أن تكون رسمية أو غير رسمية، والكتابة الرسمية بالإنجليزية تنقسم إلى مذكرة داخلية، بريد إلكتروني، خطاب رسمي، ويعتبر المحتوى الداخلي بهذه الأنواع الثلاث من نفس النوع إلى حد ما لكن يكون الاختلاف في الغرض من الرسالة والمرسل والمرسل إليه، وسنتحدّث في هذا المقال عن هذه الأنواع الثلاث.
أنواع الخطابات الرسمية بالإنجليزي:
- الخطاب أو تسمّى (Letter): وهو عبارة عن رسائل يتم بالعادة إرسالها لجهات خارجية، وهذه الجهات تكون إمّا شركات أو مؤسسّات من الممكن أن يتم إرساله بالبريد العادي أو الإلكتروني، ومن أهم الشروط أن يتوفّر به عنوان المرسل والمرسل إليه.
- المذكرة الداخلية أو (Memo): وهي عبارة عن رسالة يتم إرسالها بين أفراد المؤسسة نفسها بمعنى أنّها داخلية، ولذلك ليس شرطاً كتابة العنوان لأن الرسالة داخلية ولكن من المهم كتابة التاريخ والرقم للرسالة؛ وهذا من أجل أغراض الأرشفة بالإضافة لعنوان ورقم مكتب المرسل ومسمى المرسل إليه الوظيفي ولا ينسى كتابة عنوان الرسالة.
- رسالة البريد الإلكتروني: وهي الرسالة التي يتم إرسالها عبر جهاز الحاسوب المشبوك بالأنترنت، وهي أسرع وأسهل من الرسائل المكتوبة حيث توفر الوقت والجهد؛ ولذلك تم اعتمادها بشكل كبير في كثير من الشركات والمؤسسّات.
ما هي العناصر الأساسية في الخطابات الرسمية بالإنجليزي؟
- عنوان الرسالة ويجب أن يكون واضح ومعروف ومختصر لا يجوز أن يكون طويلاً.
- التحية الافتتاحية وفي جميع الحالات سواء كانت مذكّرة أو بريد إلكتروني أو خطاب، ويجب أن لا ينسى المرسل أن التحية بالخطابات الرسمية يجب استخدام الألقاب الرسمية بها، فلا يجوز استخدام زميلي او عزيزي (Dear/My coworker) بل يجب أن يكون اللقب إمّا بالمسمى الوظيفي أو لقب رسمي الذي يستخدم عند عدم معرفة الاسم مثل (To Who it may concern).
- جسم الرسالة وهو الموضوع الأساسي لها.
- فقرة الختام وهي التي يتم تحديد الإجراء فيها، من الممكن أن يكون طلب أو التعبير عن امتنان أو انتظار الرد أو غيره.
- تحية الختام وتعتمد على نوع الخطاب أحياناً فمن الممكن أن تكون كلمة او كلمتان ومن الممكن أن تكون جملة كاملة مثل (I can’t wait to hearfrom you/to meet you).
